Almis behandling av personuppgifter i samband med Ansökan om kredit

Almi värnar om skyddet av dina enskilda rättigheter och dina personuppgifter. Vi vill med den här informationen delge dig hur vi behandlar dina personuppgifter i samband med att du och ditt företag tar kontakt med Almi för att ansöka om kredit, samt under tiden som ditt företag har en kredit hos oss.

I samband med ditt företags kontakter med Almi Företagspartner AB (i fortsättningen Almi) kommer Almi att behandla information om ditt företag varav en del av informationen är personuppgifter.

Allmän information

Kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig är Almi Företagspartner AB, Box 70394, 107 24 Stockholm. Telefonnummer till kundtjänst och växel: 0771-55 85 00. Har du frågor eller synpunkter på vår hantering av personuppgifter, kontakta gärna Almis Dataskyddsombud via mejl på dataskyddsombud@almi.se. 

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med gällande lagstiftning kan du kontakta Datainspektionen på telefon 08-657 61 00 eller via mejl datainspektionen@datainspektionen.se.

Övergripande ändamål
De övergripande ändamålen med de insamlade personuppgifterna är att de ska bidra till en god kommunikation mellan oss på Almi och dig i din roll som företagets företrädare samt bidra till att säkerställa att företaget uppfyller de krav som Almi har på de företag och företrädare som ansöker om kredit. Uppgifterna behövs även för att betala ut det avtalade kreditbelopp som Almi och företaget i ett avtal/kontrakt tillsammans har kommit överens om, samt för att administrera och förvalta den utbetalda krediten.

Om du i din roll som företrädare för ditt företag inte har möjlighet att delge Almi dina personuppgifter, har Almi inte någon möjlighet att fullgöra sina rättsliga förpliktelser och därmed inte heller någon möjlighet att påbörja en beredning av ditt företags ansökan om kredit. I förlängningen innebär det att Almi inte har möjlighet att bevilja ditt företag en kredit.

Dina rättigheter
Du har rätt att begära registerutdrag över vilka personuppgifter Almi behandlar om dig, du har även rätt att begära att dina uppgifter rättas om det är så att du anser att de inte är korrekta. När det gäller önskemål om att personuppgifter ska raderas, kan du även begära detta såvida de inte utgör en nödvändig del av ett beslutsunderlag eller på annat sätt behövs för att Almi ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser. Du har också rätt att begära begränsning av behandling i samband med att du har begärt rättelse/korrigering av eventuella felaktiga uppgifter och du har rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring samt för behandling som grundar sig på intresseavvägning/berättigat intresse.

Automatiserade beslut
Almi fattar inga automatiserade beslut om krediter för ditt företag.

Lagring och gallring
Gallring av personuppgifter sker enligt gallringsplan, detta gäller både digital och pappersbunden informationshantering. Almi sparar personuppgifter endast så länge det krävs för ändamålet eller i de fall lagstiftning stadgar särskild bevarandetid. När dina personuppgifter inte längre behövs kommer Almi antingen att radera eller anonymisera dem.

Definitioner
Företrädaren - En nu levande fysisk person som är företrädare för ett företag som använder, har använt eller har uttryckt en önskan att använda eller på annat sätt relateras till någon av de tjänster som Almi tillhandahåller.

Personuppgift - Information som direkt eller indirekt kan relateras till en nu fysiskt levande person.

Behandla - Hantering av personuppgifter (såsom insamling, registrering, lagring, överföring, radering mm).

Almi - Almi Företagspartner AB och dess koncern.

Vilka personuppgifter behandlar Almi om dig?

Följande personuppgiftskategorier behandlar Almi och som berör dig som företrädare för det företag som ansöker om kredit:

• Identifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på firmatecknares id-handling) – erhålls av individ
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, språk, mejladress, adress [vid enskild firma]) – erhålls av individ och via UC.
• Uppgift om relation till juridisk person (roll i företaget) erhålls av individ/Bolagsverket
• Uppgifter om personer med anknytning till företaget (namn på huvudmän, firmatecknare, röststarka ägare, resp. personnummer) – erhålls av individ i samband med KYC
• Ekonomisk data (kredithistorik, budget/prognos, historisk ekonomisk information [avseende enskild firma]) – erhålls av individ, UC, och Bolagsverket
• Kreditupplysning (avseende firmatecknare, huvudmän, borgensmän) – erhålls via UC
• Uppgifter i korrespondens (namn och roll på företagets representanter kan förekomma i rådgivarens skriftliga dokumentation av kommunikationen – från mejl, möten, telefonsamtal) erhålls av Individ
• Uppgifter relaterade till kontraktshandlingen (all typ av information som är relaterad till avtalen, såsom fullmakter, bankkontonummer [om enskild firma], lånenummer, säkerheter, avtalets fullgörande, brist på fullgörande, förfrågningar och klagomål) erhålls av Individ
• Uppgifter om kundnöjdhet
• Medfinansiärs kontaktperson (namn, telefonnummer, mejl) - erhålls av individ

Personkategorier som berörs av behandlingen

Följande personkategorier kan komma att beröras av behandlingen:

• Företrädare för det ansökande företaget
• Firmatecknare
• VD för det ansökande företaget
• Huvudmän
• Borgensman
• Styrelseledamöter för det ansökande företaget
• Företrädare för medfinansiärer
• Företrädare för revisions-/redovisningsbyrå
• Företagets företrädare meddelar identifierande data och kontaktuppgifter avseende företrädarna.
• Företagets företrädare meddelar identifierande och kontaktuppgifter avseende medfinansiär (borgensman, kontaktperson på bank eller dylikt).
• Medfinansiärs företrädare meddelar identifierande data och kontaktuppgifter rörande ansökande företags företrädare och sig själva
• Ekonomisk data erhålls från företagets företrädare, revisor, UC, Bolagsverket
• KYC-data lämnas av företagets företrädare
• UC är leverantör av kreditupplysningsinformation
• Företagets företrädare/medfinansiärs företrädare bidrar i sin kommunikation till innehållet i dokumentationen av kommunikationen.

Källor till personuppgifterna

Från dig
Almi samlar in uppgifter som du lämnar direkt till oss i din roll som företrädare för företaget, medfinansiär och/eller revisor-/revisionsbyrå. Som ny företrädare ber Almi dig t.ex. om identifierande data, kontaktuppgifter samt relation till juridisk person, detta för att Almi ska kunna kommunicera med dig och det ansökande företaget samt för att uppfylla de rättsliga förpliktelser Almi har.

Under den tid som du och det företag du företräder har en relation med Almi kan Almi även komma att samla in information som du meddelar oss, genom t.ex. återkoppling eller annan interaktion i våra digitala kanaler.

Från tredje part
Almi kan även komma att få identifierande data, information om relation till juridisk person och kontaktuppgifter från ditt företags medfinansiär, detta kan både ske i samband med att en ny relation startar mellan Almi och företaget du företräder, men också under befintlig relation mellan Almi och ditt företag.

Ditt företag kan även ha fler företrädare förutom dig, och de kan komma att lämna identifierande data och kontaktuppgifter om dig i din roll som företrädare för företaget.

Almi samlar även in uppgifter från publika eller andra externt tillgängliga källor:

• register som förs av myndigheter (såsom Bolagsverket, Kronofogden)
• sanktionslistor (från EU)
• register som förs hos kreditupplysningsföretag och kommersiella informationsleverantörer av uppgifter om exempelvis verkliga huvudmän och personer i politiskt utsatt ställning

Ändamål med behandlingen

Almi behandlar dina personuppgifter utifrån i förväg bestämda och specifika ändamål/syfte, såsom:

-        Kommunicera med dig som är företagets företrädare. För att Almi ska kunna kommunicera med företaget avseende företagets kreditansökan och dess bilagor, måste Almi ha kontaktuppgifter till den/de personer som företräder företaget i företagets kontakter med Almi. För att Almi ska kunna upprätthålla och ha en bra och fungerande kommunikation med dig och ditt företag, behöver Almi registrera och använda dina identifierande data och kontaktuppgifter. Almi kommunicerar regelbundet med dig som är företagets företrädare under det steg då ansökan och beslutsunderlag för kontrakt bereds, men också under den tid som krediten förvaltas och håller på att återbetalas till Almi.

-        Dokumentera kommunikationen med företagets företrädare eller medfinansiärs företrädare. För att ha möjlighet att kommunicera med företagets och/eller medfinansiärs företrädare måste Almi ha kontaktuppgifter för att kunna nå respektive företrädare. Kontakten och kommunikationen med företrädarna dokumenteras, vilket innebär att dokumentationen kan komma att innehålla personuppgifter. Syftet med dokumentationen är att dokumentera överenskommelser med företaget, för att uppfylla rättsliga förpliktelser, fullgörande av avtal eller för att möjliggöra ett ingående av avtal, men också för att ge god kundvård/-bemötande/-service.

-        Efterleva rättsliga förpliktelser och verifiera identitet. Det innebär att Almi ska följa och efterleva gällande lag, vilket innebär följande behandlingar:

• genomföra aktiviteter relaterat till due diligence av företaget,
  förhindra, upptäcka, undersöka och rapportera potentiell penningtvätt eller finansiering av terrorism,
• undersöka och rapportera om företaget/företagets företrädare är föremål för finansiella sanktioner eller om företagets företrädare är en person i politiskt utsatt ställning
• verifiera identitet baserat på fullgörande av avtal, samt för att uppfylla lagstiftningen kring penningtvätt och finansiering av terrorism, samt dataskyddsförordningen.
• vidta åtgärder på företagets företrädares begäran före ingående av avtal 
• efterleva rättsliga förpliktelser såsom kreditlagen, bokföringslagen och förvaltningslagen, dataskyddslagen m.fl.
   

-        För att kunna utföra kredit- och riskbedömningar, begär Almi kreditupplysning hos ett kreditupplysningsföretag (kreditupplysningsföretaget är personuppgiftsansvarig för sin egen behandling). Kreditupplysningen görs med hjälp av identifierande data, både avseende företagets företrädare och företaget självt. Denna kreditupplysning är en del i arbetet med att kunna genomföra en korrekt kredit- och riskbedömning, och den är en komponent i det beslutsunderlag som Almi tar fram för att kunna fatta beslut om kredit ska beviljas eller ej. Detta är en del i det förberedande arbetet av kreditärendet med syftet att ingå ett avtal med företaget, men också Almis berättigade intressen för en sund riskhantering och bolagsstyrning.

När Almi begär in och behandlar borgensmäns finansiella status, begär Almi denna information direkt från borgensmannen. Ekonomisk data i form av kreditupplysning avseende borgensman sker från kreditupplysningsföretag (se stycket ovan). Informationen är inhämtad direkt från borgensmannen och kan innehålla personuppgifter i form av identifierande, finansiell data och kontaktuppgifter. Uppgifterna är en delmängd i det underlag som ligger till grund för själva riskbedömningen. Detta är en del i det beredande arbetet med syftet att ingå ett avtal med företaget men också Almis berättigade intressen för en sund riskhantering och bolagsstyrning.

-        Skapa beslutsunderlag och kontraktshandlingar, inför avtal. I detta beslutsunderlag kan det framkomma identifierande data, samt kontaktuppgifter till företagets företrädare. I själva kontraktshandlingarna förekommer företagets firmatecknares identifierande data.

-        Fullgöra avtalsskyldigheten genom att betala ut beslutat lån samt administrera och förvalta den till företaget utbetalda krediten. Om företaget som du representerar är enskild firma är företagets bankkonto en personuppgift. I det fall då det kredittagande företaget och företagets företrädare inte fullgör sin respektive del av kontraktet och kontraktsvillkoren kan det komma att innebära att Almi måste rapportera information om bristande betalning till inkassoföretag, tingsrätt och/eller Kronofogdemyndigheten

-        Hantera kundrelationen – För att hjälpa företaget växa och nå sina tillväxtmål kan Almi under beredningen av kreditansökan, men också under återbetalningstiden komma att identifiera ytterligare möjligheter till att hjälpa ditt företag till ökad tillväxt och kan därför under dessa omständigheter komma att kontakta företagets företrädare för att diskutera dessa ytterligare möjligheter. Identifierande data samt kontaktuppgifter kan komma att behandlas i samband med marknadsföring, kund- och tjänsteanalyser (undersöka kundnöjdhet). Detta sker utifrån ett berättigat intresse, och samtycke för nyhetsbrev.

-        Ständigt förbättra verksamheten och Almis erbjudanden/produkter/tjänster till ditt företag. Ändamålet är i dessa fall att anpassa Almis tjänster till att möta sam- och framtiden, samt företagens behov av att få växa. Detta innebär att personuppgifterna kan komma att ingå i arbetet med att utveckla och testa processer, affären och IT-systemen.

Vilka rättsliga grunder har Almi för att behandla dina personuppgifter?
Almi har följande rättsliga grunder för behandling av företagets företrädares personuppgifter:

Samtycke
(1) Ditt särskilda och frivilliga samtycke. Om Almi förlitar sig på ditt samtycke som juridisk grund för behandlingen av dina personuppgifter, kan du ta tillbaka ditt samtycke när som helst. Samtycke ger du när du tackar ja till att få marknadsföring och/eller nyhetsbrev från Almi. Du kan när som helst återta ditt samtycke genom att kontakta Almis kundtjänst.

Avtal
(2) Om Almis behandling är nödvändig för att verkställa ett avtal mellan Almi och det företag som du företräder, eller om det är så att behandlingen är nödvändig för att ingå sådant avtal.

Rättslig skyldighet
(3) Almi kan ha en rättslig skyldighet att behandla dina personuppgifter, i dessa fall är behandlingen nödvändig på grund av annan lagstiftning. Almi har också, förutom ett berättigat intresse, en rättslig förpliktelse enligt lagstiftning om penningtvätt att veta vem som Almi ingår affärsförbindelse med.

Berättigat intresse
(4) För personuppgifter som avser dig som företagets företrädare baserar Almi sin personuppgiftsbehandling på den lagliga grunden berättigat intresse eller så kallad intresseavvägning. Almi bedömer att dina grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än Almis berättigade intresse av att ingå och fullgöra avtal med det företag du företräder. För enskilda firmor är den registrerade personligen avtalspart varför den lagliga grunden för dylika behandlingar således är fullgörande av ingångna avtal.

(5) Almi har bedömt att Almis intresse av att en sund riskhantering och styrning, väger tyngre än dina grundläggande rättigheter och friheter.

(6) Almi erbjuder bland annat finansieringslösningar till små och medelstora företag med tillväxtpotential. Almis mål är att skapa en långsiktig relation med sina kunder samt en hållbar tillväxt både för ditt företag och för Sverige.

Almi anser därför att det finns ett berättigat intresse som väger tyngre än individens grundläggande rättigheter och friheter. För att hantera företagets företrädares personuppgifter  även för följande syften:

• Utföra kund- och marknadsanalyser för att förbättra kreditprodukterna
• Utföra kundnöjdhetsundersökningar
• Utveckla och förbättra Almis kreditriskmodell (ratingmodellen).

Vem behandlar personuppgifterna?

Inom Almi
Inom Almi är det bara de som behöver personuppgifterna för att utöva ovan nämnda behandlingar som har rätt att ta del av dem.

Till tredje part
När personuppgifter lämnas ut för behandling för Almis räkning görs det enligt särskilt avtal med sekretessåtagande, samt regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal.

Almi kan komma att lämna personuppgifter till tredje part i de fall då det finns en rättslig och/eller avtalsrättslig grund.

Följande kan komma att ta emot dina personuppgifter och behandla dessa:

• Kreditupplysningsföretag
• Inkassoföretag
• Skattemyndigheten
• Tingsrätt
• Kronofogdemyndigheten
• Bolagsverket (om du har enskild firma)
• Medfinansiär (enbart identitetsdata samt kontaktuppgifter)

Cookies IP-adresser och liknande tekniker

Lär mer om hur Almi använder cookies.

Dina personuppgifter kommer inte att säljas eller bytas ut till tredje man.